ここまで説明すると、普通のメーラーの「フォルダ」の代わりにGmailでは「ラベル」を使うという意味がなんとなく分かってきたのではないだろうか。
メールを「ラベル」ごとに自動的に振り分けるためには、<新着メールに一定のルールに基づいて自動的に特定の「ラベル」が貼られる>ようにすればよいことになる。一連のこのプロセスを「フィルタ」と呼ぶ。
今後の作業は、①フォルダを設定②受信設定③フィルタの設定――と「あと3つもあるの?うんざりだ」と思わないでいただきたい。「フィルタ」は②の過程でワンタッチでできるので、作業はすでに半分は終わっている。
■追加できるメールは5つまで
◎「ラベル」をつくる
▼Gmailでは何をやる場合も右側の歯車アイコンから[設定]をクリックする。
▼メニュー欄の「ラベル」を選択
▼[新しいラベル作成]は画面の中ほどにボタンがある
▼クリックすると以下の画面がポップアップ
さきほど送信設定した「j-ishikawa@denhon-charisma.com」はジャーナリストの肩書で使っているので、新しいラベルは「■ジャーナリスト/石川秀樹」とした。1行記述するだけである。
◎受信設定を行う
メールの受け皿としてのラベルができたので最後の仕上げ、「受信設定」を行う。
この設定も▼[歯車アイコン]→[設定]→[アカウントとインポート]から。入り口は先ほど「送信設定」を行ったすぐ下にある。
▼[POP3 を使用して他のアカウントのメッセージを確認:]がそれだ。
▼[自分の POP3 メール アカウントを追加]のリンクをクリック
ここで注目すべきは(注: アカウントをあと4個追加できます)とある点だ。
追加できるアカウント(メアド)は合計5つということになる。
POP3受信サーバーの設定画面。SMTPの場合と同様、デフォルトの記述はそのまま使えるとは限らない。元のメーラーの設定を要確認。
さて、記述が進むと[受信したメールにラベルを付ける]のチェック欄がある! チェックしメニュー欄から該当するラベルを選ぶと、「j-ishikawa@―」宛ての受信メールにはすべて自動的に「ジャーナリスト/石川秀樹」のラベルが付くことになる。
この機能こそがまさに「フィルタ」だ。
「フィルタ」と言うのは「仕訳ルール」のことだから、他にもフィルタの設定方法はあるが、今回はこのチェック一つで「フィルタ」が完成した。
Gmailクライアントに到着した「j-ishikawa@―」メールは「ジャーナリスト/石川秀樹」のラベルの元に集約されることになる。
[新しいメールを追加]ボタンを押せば作業は完了だ。
新着メールは「未読」なので、ラベルに追加されると太字で表示される。未読が3通あればラベル右横に「3」の字が入るので、新着メールがあることがわかる。仕分けを覚えたおかげで、メールの見落としが少なくなったような気がする。
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